Grâce aux modèles, Tomorro vous permet de gagner en temps et en contrôle sur vos documents.
Grâce aux rappels, Tomorro vous permet de ne plus manquer d'échéance pour vos contrats. Vous pouvez créer autant de rappels que vous le souhaitez.
Mais pour vous faire gagner encore plus de temps, vous avez la possibilité d'automatiser la création de rappels depuis vos modèles.
Ainsi, à chaque nouveau projet signé qui correspond à un modèle, un ou plusieurs rappels seront automatiquement créés.
Comment paramétrer la création de rappels automatiques ?
Rendez-vous dans vos modèles, puis dans le modèle pour lequel vous souhaitez automatiser la création de rappels.
Dans l'interface de votre modèle, vous trouverez une section "Rappels" sur la partie droite en cliquant sur l'icône "Cloche" :
Le rappel par défaut
Par défaut, un rappel existe dans tous vos modèles.
Ce rappel par défaut est paramétré pour se déclencher :
- Soit 1 mois avant la fin du contrat (s'il y a une durée déterminée, une date de fin indiquée et pas de préavis)
- Soit 1 mois avant le début de la période de préavis (s'il y a une durée déterminée, une date de fin et un préavis indiqués)
Vous pouvez toujours supprimer ou modifier ce rappel par défaut si vous le voulez, en cliquant sur le crayon ou la poubelle à droite du rappel.
Ajouter un rappel
Pour ajouter un nouveau rappel, qui se déclenchera donc pour tous les projets créés depuis ce modèle, cliquez sur "Ajouter un rappel".
S'ouvre la fenêtre de création du rappel :
Nommez le rappel - le rappel s'appellera ainsi dans tous les projets créés depuis ce modèle.
Choisissez la date
Relative, ce peut être en jours ou en mois (avant la date de fin ou renouvellement, préavis inclus)
Fixe, à une date précise
Paramétrez les notifications :
Tout ceux ayant accès : participants et membres accédant au dossier du projet (Par défaut)
Uniquement les participants aux projets
Personnalisé, c'est à dire certains membres ou groupes de votre organisation
Puis cliquez sur "Créer ce rappel" pour valider ✅
Une fois le nouveau rappel créé, il apparait dans la liste des rappels du modèle.
Modifier ou supprimer un rappel automatique
Pour modifier les caractéristiques du rappel (titre ou date relative), simplement cliquez dessus.
Pour supprimer un rappel, cliquez sur la poubelle qui apparait sur la droite quand vous passez la souris dessus.
Le résultat
Imaginons un projet créé depuis le modèle dans lequel un second rappel automatique a été créé (cf ci-dessus).
Une fois le projet signé, les deux rappels qui existent dans le modèle s'ajoutent dans le projet, dans la section "Rappels" dans l'onglet "À venir" :
Pour retrouver les rappels passés, cliquez sur l'onglet "Passés".
Les rappels apparaissent quand le projet est signé. Il est donc normal de ne pas voir la section "Rappels d'échéances" quand le projet est en brouillon, en négociation ou en signature.
🔔 Que signifie la couleur de la cloche ?
La cloche apparait en vert lorsque le rappel n'a pas encore été déclenché.
La cloche apparait en gris lorsque la date du rappel est passée mais qu'il n'a pas été déclenché (car la date est déjà passée lorsque le projet a été créé/signé dans Tomorro).
Un double check apparait lorsque le rappel a été déclenché et que les membres concernés ont été avertis.