Sommaire :
Quand votre modèle comporte un document, que vous avez soigneusement mis en forme, paramétré, dans lequel vous avez inséré des champs personnalisés, vous avez la possibilité de définir les droits d'édition des contributeurs sur les futurs document créés depuis ce modèle.
Les droits suivants peuvent être accordés sur l'entièreté du document :
Edition directe (modifications non apparentes)
Suggestion (modifications apparentes à accepter ou rejeter)
Commentaire uniquement.
Ces droits concernent les utilisateurs dont le rôle est CONTRIBUTEUR.
Les différents droits d'édition du document
Edition directe
Les droits "Edition directe" sont des droits qui permettent aux utilisateurs Contributeurs de faire des modifications directement dans le corps du document.
Le texte pourrait donc être modifié librement, sans possibilité de visualiser ce qui a été modifié.
Suggestion
Les droits "Suggestion" sont des droits qui permettent aux utilisateurs de faire des modifications dans le corps du document, sous la forme de suggestions.
Toute suggestion 'interne', faite par un contributeur, devra être acceptée ou rejetée par un administrateur ou un manager superviseur du projet.
Le texte pourra donc être édité, avec un suivi de ce qui a été modifié.
Commentaire
Les droits "Commentaire" sont des droits qui permettent aux utilisateurs de faire des commentaires sur le corps du document.
Les modifications directes ou les suggestions ne sont pas possible.
Comment paramétrer les droits
Ouvrez le modèle pour lequel vous voulez paramétrer les droits (depuis l'onglet "Modèles" du menu principal de gauche).
1- Ensuite, allez dans l'onglet "Participants" du modèle.
2- Dans la partie "Droits d'édition du document" (en bas), vous pouvez choisir les droits des contributeurs via le menu déroulant.
Accorder les droits "Edition directe"
Cliquez simplement sur "Peut éditer directement".
Accorder les droits "Suggestion"
Cliquez simplement sur "Peut suggérer".
Accorder les droits "Commentaire"
Cliquez simplement sur "Peut commenter".
Quel est l'impact sur les documents créés ?
En mode "Edition directe"
Si vous avez choisi le droit "Edition directe" :
Les CONTRIBUTEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des modifications directes sur le document (non traçables)
📝 Passer manuellement en mode suggestion et faire des suggestions sur le document - qui devront être traitées par un admin ou un manager superviseur du projet.
Les MANAGERS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des modifications directes sur le document (non traçables)
📝 Passer manuellement en mode suggestion et faire des suggestions sur le document - qui devront être traitées par un admin ou un manager superviseur du projet.
Les ADMINISTRATEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des modifications directes sur le document (non traçables)
📝 Passer manuellement en mode suggestion et faire des suggestions sur le document - qui devront être traitées par un admin ou un manager superviseur du projet.
En mode "Suggestion"
Si vous avez choisi les droits "Suggestion" :
Les CONTRIBUTEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des suggestions sur le document, c'est-à-dire des modifications apparentes, qui devront être approuvées ou rejetées par des administrateurs ou manager superviseur du projet.
❌ Ne pourront pas faire d'éditions directement (c'est-à-dire non traçable) sur le document.
Les MANAGERS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des suggestions ou éditions directes.
👮🏻♀️ Approuver ou rejeter les suggestions faites par les contributeurs - à condition d'être superviseur du projet.
Les ADMINISTRATEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des suggestions ou éditions directes.
👮🏻♀️ Approuver ou rejeter les suggestions faites par les contributeurs ou managers.
En mode "Commentaire"
Si vous avez choisi les droits "Commentaire" :
Les CONTRIBUTEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
❌ Mais ne pourront pas faire de suggestions ou d'éditions directes.
Les MANAGERS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des suggestions ou éditions directes.
Les ADMINISTRATEURS pourront :
✅ Remplir les champs du contrat
✅ Faire des commentaires sur le document
✅ Faire des suggestions ou éditions directes, et traiter les suggestions.
Pour aller plus loin :
Ces droits concernent le document dans son entièreté.
Vous pouvez aller plus loin et définir des droits spécifiques pour des zones déterminées du document :