"Le meilleur outil de gestion des contrats doit être aussi simple que possible à utiliser pour chacun de nos collaborateurs."
Nous sommes définitivement d'accord là-dessus. Et nous savons aussi combien les contrats peuvent être complexes, avec des clauses qui peuvent dépendre d'une condition ou d'une autre.
C'est pourquoi, Tomorro va encore plus loin dans la personnalisation de vos modèles pour vous permettre de rendre la génération de vos contrats la plus flexible possible.
🙌 Pour quoi faire ?
Vous avez un contrat dans lequel, selon un certain critère, telle ou telle clause doit être insérée ou non. Pas pratique, on est d'accord.
Notre but ? Vous éviter de :
Créer de multiples modèles (un pour le cas A, un pour le cas B, etc.), ou
Laisser dans le modèle toutes les différentes options et de demander à vos collaborateurs de supprimer une des options quand elle est inutile.
💡 Comment faire ?
Tout se passe depuis le modèle.
Prenons le cas d'un contrat client, pour lequel la clause de paiement varie selon la durée de l'engagement.
CAS 1 - Clause 1 : Si l'engagement est mensuel, le paiement devra être effectué mensuellement.
CAS 2 - Clause 2 : Si l'engagement est annuel, le paiement devra être effectué annuellement.
Le but ici ? Un seul modèle avec les deux options, mais un choix facile à la génération du contrat.
Nous allons donc utiliser l'affichage conditionnel pour paramétrer l'affichage de la clause 1 dans le CAS 1 uniquement et l'affichage de la clause 2 dans le CAS 2.
Pour cela, les deux clauses, correspondant aux deux options possibles, doivent être dans le contrat (cf ci-dessous où l'article 8.1 est deux fois à la suite : clause 1 pour le CAS 1 et clause 2 pour le CAS 2 - selon donc la durée de l'engagement).
Nous voulons ici que la clause n°1 ne s'affiche que dans le cas où l'engagement est mensuel (CAS 1) et la clause n°2 dans le cas où l'engagement est annuel (CAS 2).
Pour afficher du texte de manière conditionnelle, sélectionnez le texte.
Cliquez ensuite sur "Afficher sous condition" sur la barre noire qui apparait au-dessus :
Cliquez sur "Créer une nouvelle condition" puis remplissez les champs et déterminez la condition.
Enregistrez ensuite la condition.
Astuce : Pensez à nommer la condition de telle sorte qu'elle soit parlante et que son nom permette d'en comprendre les règles facilement.
Cochez "Global" si vous voulez la retrouver et la réutiliser dans un autre modèle.
Une fois la condition paramétrée, cliquez sur "Enregistrer cette condition" ✅
Ensuite, une fois la condition créée, décidez d""Afficher si" ou de "Cacher si" le texte sélectionné selon que la condition choisie est respectée ou non.
👉 Lorsque le texte sélectionné est encadré de vert : vous avez choisi "Afficher si" :
👉 Lorsque le texte est encadré de rouge : vous avez choisi "Cacher si" :
Vous pouvez à tout moment :
Modifier la règle et décider de finalement afficher/cacher en cliquant sur la roue de la condition (encadré violet au-dessus du texte).
Supprimer l'affichage sous condition, en cliquant sur la poubelle, sur la droite de la fenêtre condition.
📝 Que se passe-t-il lors de la création du contrat ?
Une fois le modèle paramétré par vos soins et l'affichage sous condition inséré, les collaborateurs seront en mesure de générer le bon contrat selon le cas.
Ainsi, à l'étape de la création du contrat, si le modèle choisi contient du texte affiché sous conditions, le critère d'affichage du texte devra être rempli par le membre, comme ci-dessous :
Donc selon ce qui aura été sélectionné lors de la création du projet, telle ou telle clause s'affichera ou non dans le contrat.
Dans notre exemple, si je sélectionne "Mensuellement" en créant mon projet, le contrat va se générer en conséquence, avec donc la bonne clause :
Et voilà 👌 Un modèle simplifié et facile d'utilisation pour tous !