🙋 Qu'est-ce qu'une condition ?
ℹ️ Sur Tomorro, une condition est une règle ou un ensemble de règles que l'on peut définir afin de déclencher des actions automatiques sur un ou plusieurs types de projets.
Chaque condition possède donc
un nom,
une (ou des) règle de déclenchement
et un champ d'application.
🎯 L'objectif est de rendre variable un contenu ou un workflow selon les données de vos contrats ou de vos cocontractants.
Voici quelques exemples :
Ajouter automatiquement une approbation supplémentaire si un contrat excède un certain montant ;
Insérer des clauses différentes selon le statut du cocontractant sans multiplier les modèles de contrat ;
Joindre un fichier dans une langue différente selon le projet.
🤔 Pour quoi faire ?
Plus concrètement, l'usage de conditions permet de faire varier :
une procédure d'approbation,
le contenu partiel (ou total) d'un document (d'un contrat),
le contenu d'un fichier joint.
l'ajout de participants depuis un modèle
📝 Comment faire ?
Les conditions se pilotent en amont de la création de projet, lors de la création d'un modèle.
💡 Utiliser une condition dans Tomorro, c'est paramétrer un contenu ou un workflow variable selon des données projet ou cocontractant.
👉 Rendez vous donc dans un de vos modèles pour le paramétrage.
✅ Créer une procédure d'approbation sous condition
👉 Découvrez ici comment définir des workflows d'approbation qui varient selon le projet et/ou le cocontractant.
🔤 Afficher du texte sous condition
👉 Découvrez ici comment afficher du texte qui varie selon le projet et/ou le cocontractant.
🏷️ Ajouter une clause sous condition
👉 Pour ajouter une clause sous condition, rien de plus simple, le fonctionnement est le même pour que pour du texte simple. Rendez-vous ici.
📎 Joindre un fichier sous condition
👉 Découvrez ici comment joindre des fichiers différents selon le projet et/ou le cocontractant.
⚙️ Configuration
Quel qu'en soit votre usage, vous créerez toujours une condition de la même manière, via ce menu, accessible depuis toutes les fonctionnalités dites conditionnelles citées précédemment :
1️⃣ Remplissez les informations relatives à la règle de déclenchement de la condition :
Le champ : un critère, par exemple un montant ou un type de client.
La valeur : la condition à remplir pour déclencher la condition, par exemple "supérieur à 50 000".
"Ajouter une règle" : cumulez des conditions et choisissez si elles s'additionnent (cliquer sur "OU") ou se complètent (cliquer sur "ET").
À noter : si le champ que vous souhaiter utiliser comme critère de condition ne figure pas dans la liste déroulante, il est possible de le créer en cliquant sur "Créer un champ personnalisé" dans la liste déroulante.
2️⃣ Un nom est automatiquement généré ; vous pouvez tout à fait le changer dans le "Nom de la condition". Il n'est visible que dans le modèle pour les administrateurs.
3️⃣ Choisir le type de condition, local ou global :
En choisissant "Local", votre condition ne sera utilisable que dans le modèle où vous vous trouvez lors de sa création.
On considère qu'elle est spécifique à ce modèle.En choisissant "Global", vous pourrez réutiliser cette condition dans tous vos modèles.
On considère qu'elle peut être utile à d'autres modèles.
4️⃣ Enfin, enregistrez simplement la condition en cliquant sur "Enregistrer cette condition".
✏️ Utilisation et édition
Lorsqu'une condition est utilisée, elle reste consultable à tout moment : il suffit de survoler son intitulé.
Elle peut être aussi modifiée : il suffit de cliquer sur son intitulé.
Dans le menu déroulant qui apparaît, vous retrouverez la condition, modifiable en survolant son intitulé et en cliquant sur l'icône Crayon qui s'affiche au survol.
🚨 ATTENTION : LA MISE À JOUR D'UNE CONDITION SERA EFFECTIVE PARTOUT OÙ CETTE CONDITION EST UTILISÉE.
🔄 Changer de condition
Vous pouvez aussi remplacer la condition avec n'importe laquelle de vos conditions locales ou globales.
Vous pouvez également créer une nouvelle condition depuis le menu déroulant.
👏 Bravo ! Vous savez désormais comment utiliser les conditions. |