🎉 Tomorro vous fait gagner du temps dans la gestion quotidienne de vos contrats et documents, et notamment grâce à la possibilité d'automatiser l'archivage de vos documents.
🎉 Ainsi, vous pouvez définir une ou plusieurs règles selon laquelle tel ou tel type de contrat se rangera automatiquement dans tel ou tel dossier / sous-dossier de votre contrathèque.
🎉 Et on vous évite surtout de ranger les contrats manuellement dans les dossiers !
La mise en place
L'archivage des contrats ou documents se paramètre depuis vos modèles.
1. Rendez-vous dans les Modèles
L'onglet est accessible depuis le menu principal de gauche.
Ouvrez le modèle voulu.
2. Section "Dossier"
A droite de l'interface modèle, dans le menu, allez dans la section "Dossier".
Sans intervention de votre part, le dossier par défaut est intitulé "Contrathèque" ; tous les documents rattachés à ce modèle seront donc automatiquement rangés dans l'espace Contrathèque, c'est-à-dire qu'ils ne seront pas rangés dans un dossier spécifique et ne seront donc accessibles qu'au propriétaire du modèle de contrat.
Ils sont bien sûr déplaçables plus tard. Nous vous conseillons toutefois de créer des dossiers parents initiaux afin de leur ajouter des droits d'accès. Ces droits seront ainsi hérités automatiquement dans tous les nouveaux dossiers créés dynamiquement.
3. Choisir un dossier de destination
En cliquant sur le dossier "Contrathèque", vous avez la possibilité de choisir un dossier spécifique parmi la liste de dossiers et de sous-dossiers qui vous sont accessibles.
Cliquez sur le dossier voulu.
💡 Dans la liste déroulante, un dossier parent (1) apparaît dans une seule ligne. Un sous-dossier (2) est identifiable grâce à son arborescence qui s'affiche en gris dans une seconde ligne. |
Vous avez également la possibilité de créer un nouveau dossier en cliquant sur le raccourci "+ Créer un nouveau dossier".
Vous serez invité à renseigner :
un dossier parent (l'emplacement du dossier dans la contrathèque)
et le nom que vous souhaitez donner au dossier.
4. Ajouter un sous-dossier dynamique
Cette étape est n'est pas obligatoire mais vous permet un triage automatisé plus précis des documents.
👉 Ajouter un sous-dossier dynamique vous permet d'ajouter un niveau supplémentaire de tri dans l'archivage des documents selon un critère de votre choix (par cocontractant, par créateur, selon un de vos champs personnalisés ...).
1️⃣ Cliquez sur "Ajouter un sous-dossier dynamique".
2️⃣ Tapez "@" pour ajouter et utiliser un champ.
Important - Recommandation: Nous recommandons de ne pas utiliser de champ personnalisé de type "texte" dans les sous-dossiers dynamiques.
En effet, les champs personnalisés de type texte sont sensibles à la casse.
Ainsi, remplir l'information permettant de générer le sous-dossier dynamique avec une majuscule ou un espace additionnel résultera en la création de différents sous-dossiers dynamiques au lieu du même.
3️⃣ Sélectionner le champ de votre choix. Par exemple, "Cocontractant".
4️⃣ Vous n'avez rien d'autre à faire. L'arborescence est enregistrée automatiquement et sera appliquée à tous les futurs projets créés depuis ce modèle.
ℹ️ Dans un sous-dossier dynamique :
Vous pouvez insérer du texte avant et après un champ.
Vous pouvez y cumuler plusieurs champs.
Le rendu dans la contrathèque
👉 Vous avez paramétré un dossier par défaut pour l'un de vos modèles ?
Voilà ce qu'il va se passer :
Tous les nouveaux contrats, quelque soit leur statut, seront rangés automatiquement dans ce dossier,
Vos utilisateurs n'ont pas à sélectionner manuellement le dossier de destination, tout est pré-paramétré,
Les bonnes personnes ont accès aux bons projets.
👀 Pour revoir comment gérer les accès, c'est par ici : Les accès aux dossiers.
👉 Vous avez paramétré un ou plusieurs dossiers / sous-dossiers dynamiques ?
Voilà ce qu'il va se passer, en plus de ce qui est expliqué ci-dessous :
Les contrats vont également se ranger automatiquement dans un dossier ou sous-dossier dynamique, c'est-à-dire dont le nom dépend du champ personnalisé utilisé
Si le dossier au nom du champ existe déjà, Tomorro le détecte et y range le contrat
Si le dossier au nom du champ n'existe pas encore, Tomorro le détecte et le créé pour vous.
EXEMPLE :
Dans cet exemple, des contrats issus d'un même modèle, ont été créés.
Le chemin pré-paramétré étant le suivant :
Sales / Cocontractant
Il en résulte 2 sous-dossiers dynamiques créés à l'intérieur du dossier "Sales", dans lesquels sont rangés les documents correspondants à chaque cocontractant.
Vous pouvez paramétrer autant de sous-dossiers dynamiques que souhaité.
Nous vous conseillons d'utiliser autant que possibles des champs personnalisés de type Sélecteur, Date, Nombre pour le faire.
Qui a accès à ces nouveaux dossiers ?
Par défaut, le propriétaire du modèle de contrat sera le propriétaire de tous les nouveaux dossiers créés ainsi dynamiquement. Il sera également le seul ajouté directement à ces nouveaux dossiers.
Si les nouveaux projets sont créés dans un dossier parent déjà existant, les droits d'accès seront automatiquement hérités dans les tous les dossiers enfant.
Ainsi, si le premier dossier reste la Contrathèque, seul le propriétaire du modèle de contrat aura accès par défaut à tous les nouveaux dossiers créés, puisqu'aucun droit d'accès ne peut être ajouté, et donc hérité, à partir de ce niveau source.
Nous vous conseillons donc de créer des dossiers parents et de les utiliser comme premier niveau des dossiers dynamiques afin de pouvoir y ajouter des droits d'accès qui pourront ainsi être hérités dans tous les nouveaux sous-dossiers.
Pour savoir comment gérer les accès et ajouter des groupes/membres, et donc donner accès aux contrats qui sont/seront rangés dans ce dossier, c'est dans cet article.
Dans le cas particulier où le propriétaire du modèle n'aurait pas ou plus accès à l'endroit où les nouveaux dossiers devraient être créés, alors le propriétaire du dossier parent sera automatiquement le propriétaire des nouveaux dossiers ainsi créés à sa place.
Fonctionnalité accessible en plans PRO et ENTREPRISE uniquement