⭐️ PRÉREQUIS : Avant de procéder à l'import de votre parc contractuel en masse, il faut avoir fait deux choses :
Avoir créé vos types de contrats, autrement dit vos modèles de contrats (sans qu'il soit obligatoire d'y ajouter un template de contrat dedans)
Avoir créé vos champs personnalisés (les valeurs que vous souhaitez suivre pour chaque type de contrat)
À votre plus grand regret, vous avez déjà contractualisé avant de connaître Tomorro, et avez donc déjà un grand nombre de contrats que vous souhaitez importer dans Tomorro.
Ne vous en faites pas, nous avons pensé à vous !
🔍 Où trouver la fonctionnalité ?
L'import est possible depuis la contrathèque ou les vues filtrées, en cliquant sur "..." en haut à droite puis "Importer des projets".
💡 Comment faire ?
Ici, 2 possibilités pour vous accompagner dans l'import de votre parc contractuel :
1) Importer les contrats signés ET les données s'y rattachant
=> Une fois l'import terminé, tous les projets seront créés et vous y trouverez :
les informations importées (dates, renouvellement, préavis, et autres informations que vous avez choisies),
les PDF des contrats signés inclus dans chaque projet correspondant.
2) Importer les données de vos contrats, sans le document signé - vous préférez l'ajouter (ou non) par la suite manuellement
=> Une fois l'import effectué, tous les projets sont créés et vous y retrouverez les données de vos contrats (dates, renouvellement etc) et il ne vous restera qu'à y ajouter le document signé.
⛓️ Option 1 - Importer les PDF signés et les informations de vos contrats
1️⃣ Sélectionnez la 1ère option "Importer des fichiers signés".
2️⃣ Ajoutez les fichiers PDF de vos contrats à importer.
Le nombre de fichiers chargé s'affiche dans la fenêtre.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
3️⃣ Ici, une fois les PDF ajoutés et chargés, téléchargez le modèle excel que nous vous avons préparé automatiquement (étape 1) :
Dans ce modèle excel, voici ce que vous y trouverez et devrez remplir pour chaque document importé :
La 1ère colonne : elle contient les noms des contrats en PDF que vous avez chargés à l'étape précédente.
⚠️ Elle ne doit pas être supprimée et les noms des documents ne doivent pas être modifiés, sans quoi les informations et les documents PDF ne pourront pas être correctement rattachés.
⚠️ Veillez également à ne pas changer les documents déjà chargés de place ou de nom sur votre ordinateur, drive, serveur, sinon Tomorro ne les reconnaitra plus.
Les colonnes suivantes :
Nom du contrat : indiquez le nom que prendra le projet où seront stockés toutes les informations relatives au contrat (document signé et données)
Contrepartie : indiquez ici le nom du cocontractant
Statut du contrat : sélectionnez le statut du contrat parmi les options du menu déroulant (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED).
SIGNED : permettra le rangement des contrats dans la contrathèque, au statut signé et non en négociation.
Modèle : c'est ici le type de contrat, le modèle associé : c'est la catégorisation de votre contrat. Sélectionnez une option parmi celles que vous avez créés via le menu déroulant.
Date de début : indiquez la date de début du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Date de fin : indiquez la date de fin du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Préavis valeur : Indiquez le nombre de jours/mois de préavis - n'indiquez qu'un chiffre ou un nombre.
💡 S'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.
Préavis durée (jour ou mois) : choisissez l'option qui convient grâce au menu déroulant entre "MOIS" ou "JOUR".
💡 S'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.
Date de signature : indiquez la date de signature du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Reconduction : choisissez s'il y a une reconduction tacite ou non entre les options "TACIT" et "NO" (via le menu déroulant)
Durée : Choisissez si votre contrat est à durée déterminée ou indéterminée : dans le menu déroulant :
"FIXED_TERM" pour une durée déterminée
"PERMANENT" pour une durée indéterminée.
"INSTANT EXECUTION" pour une exécution instantanée.
Durée de reconduction (en mois) : Indiquez uniquement le chiffre ou le nombre correspondant.
Par exemple, si le contrat se reconduit tacitement pour une durée de 1 an (12 mois) > indiquez uniquement "12".
💡 Si le contrat ne se renouvelle pas tacitement, laissez la cellule vide.
Les colonnes suivantes correspondent aux champs personnalisés que vous avez créés.
Remplissez en respectant le format du cjamp correspondant : si ce doit être un nombre, n'indiquez qu'un nombre, si c'est un sélecteur avec options, choisissez parmi les options proposées.
Astuces de Tomorro 💚
Si vous n'avez pas une information, laissez la cellule vide (ne pas mettre 0),
Si un champ ne concerne pas tous les contrats, laissez simplement vides les cases non concernées,
Pensez à vérifier le formatage des cellules : si c'est le nom du cocontractant ou un mot, ce doit être du texte, si c'est une date, ce doit être au format date etc.
Attention à ne pas vous tromper de ligne : les informations indiquées dans chaque ligne seront reliées au PDF dont le nom est indiqué dans la 1ère colonne.
4️⃣ Une fois votre document Excel prêt, téléchargez le au format .xls et vous pouvez cliquer sur "Importer le fichier complété".
Choisissez le fichier à importer. Les informations et projets apparaissent. Vous pouvez vérifier que tout est ok pour vous.
5️⃣ Pour valider, cliquez sur "Confirmer et importer". Si vous ne cliquez pas sur le bouton, l'import ne sera pas réalisé.
Patientez que tout soit chargé, et voilà 🎉
Les projets sont créés, et tous vos contrats et les informations correspondantes sont rangés dans votre contrathèque Tomorro !
Les contrats seront rangés dans les dossiers que vous aurez indiqués dans la colonne de l'excel intitulée "Dossier".
⛓️ Option 2 - Importer les informations de vos contrats pour créer des projets en masse - sans charger le PDF automatiquement.
Cette option peut être utile si vous avez besoin de créer beaucoup de nouveaux contrats en une fois, pour les suivre : pour créer en masse des contrats non encore signés ou si vous avez 50 contrats qui vont être négociés d'un coup. Cela vous évite de créer des projets un par un.
Mais ce peut bien sûr être pour importer vos contrats signés, pour y ajouter plus tard les PDF signés manuellement.
1️⃣ Sélectionnez la 2nde option "Créer des nouveaux projets".
2️⃣ Ici, téléchargez le modèle excel que nous vous avons préparé automatiquement (étape 1) :
Dans ce modèle excel, voici ce que vous y trouverez et devrez remplir pour chaque ligne - chaque ligne = un contrat :
Les colonnes suivantes :
Nom du contrat : indiquez le nom que prendra le projet où seront stockés toutes les informations relatives au contrat (document signé et données)
Contrepartie : indiquez ici le nom du cocontractant
Statut du contrat : sélectionnez le statut du contrat parmi les options du menu déroulant (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED).
SIGNED : permettra le rangement des contrats dans la contrathèque, au statut signé et non en négociation.
Modèle : c'est ici le type de contrat, le modèle associé : c'est la catégorisation de votre contrat. Sélectionnez une option parmi celles que vous avez créés via le menu déroulant.
Date de début : indiquez la date de début du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Date de fin : indiquez la date de fin du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Préavis valeur : Indiquez le nombre de jours/mois de préavis - n'indiquez qu'un chiffre ou un nombre.
💡 S'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.
Préavis durée (jour ou mois) : choisissez l'option qui convient grâce au menu déroulant entre "MOIS" ou "JOUR".
💡 S'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.
Date de signature : indiquez la date de signature du contrat, au format JJ/MM/AAAA.
Reconduction : choisissez s'il y a une reconduction tacite ou non entre les options "TACIT" et "NO" (via le menu déroulant)
Durée : Choisissez si votre contrat est à durée déterminée ou indéterminée : dans le menu déroulant :
"FIXED_TERM" pour une durée déterminée
"PERMANENT" pour une durée indéterminée.
"INSTANT EXECUTION" pour une exécution instantanée.
Durée de reconduction (en mois) : Indiquez uniquement le chiffre ou le nombre correspondant.
Par exemple, si le contrat se reconduit tacitement pour une durée de 1 an (12 mois) > indiquez uniquement "12".
💡 Si le contrat ne se renouvelle pas tacitement, laissez la cellule vide.
Les colonnes suivantes correspondent aux champs personnalisés que vous avez créés.
Remplissez en respectant le format du champ correspondant : si ce doit être un nombre, n'indiquez qu'un nombre, si c'est un sélecteur avec options, choisissez parmi les options proposées.
Astuces de Tomorro 💚
Si vous n'avez pas une information, laissez la cellule vide (ne pas mettre 0),
Si un champ ne concerne pas toutes les lignes, laissez simplement vides les cases non concernées,
Pensez à vérifier le formatage des cellules : si c'est le nom du cocontractant ou un mot, ce doit être du texte, si c'est une date, ce doit être au format date etc.
3️⃣ Une fois le document Excel prêt, vous pouvez cliquer sur "Importer le fichier complété".
Choisissez le fichier à importer. Les informations et projets apparaissent. Vous pouvez vérifier que tout est ok pour vous.
4️⃣ Pour valider, cliquez sur "Confirmer et importer". Si vous ne cliquez pas sur le bouton, l'import ne sera pas réalisé.
Patientez que tout soit chargé, et voilà 🎉 Les projets sont créés, avec les informations correspondantes, et sont rangés dans votre contrathèque Tomorro !