1️⃣ Importez votre document signé
L'import concerne uniquement les documents signés au format PDF.
Depuis Tomorro, trois méthodes permettent d’importer un document signé :
Via un projet
Via la contrathèque
Via e-mail
Via un “Nouveau projet”
Depuis la page d’accueil, cliquez sur Nouveau projet et importez directement votre document signé.
Via contrathèque
Glissez-déposez vos documents signés directement dans la contrathèque.
Via eMail
Transférez un email depuis Gmail, Outlook ou votre boite de réception contenant un document signé à l’adresse dédiée fournie par votre organisation.
Transférez votre mail contenant le contrat signé directement à cette adresse mail dédiée
Chaque nouveau projet importé est désormais automatiquement créé avec le statut "Projet signé à compléter” par défaut.
2️⃣ Complétez les informations de votre projet
❇️ Si votre organisation utilise Oro IA, vous pouvez revoir les données trouvées pour accélérer le remplissage de la fiche de synthèse et des informations à remplir.
Modèles
Sélectionnez le modèle de votre choix
L’option “Projet vierge” a évolué pour devenir un véritable template. Ce changement assure une continuité avec les organisations utilisant déjà cette fonctionnalité.
Selon le modèle sélectionné, certains champs additionnels obligatoires apparaitront et seront à remplir également.
Formulaire intégré et champs obligatoires
Un nouveau formulaire, directement intégré à la fiche de synthèse, permet de remplir les champs obligatoires et de valider les données extraites par Oro (notre IA).
Les données identifiées par l’IA sont préremplies et visibles dans la fiche de synthèse.
Avant validation : Ces données peuvent être vérifiées directement dans le corps du texte.
Après validation : La donnée est enregistrée définitivement sur le projet.
Une fois les données vérifiées, il ne vous reste plus qu’à les valider ✅
Une fois validé, votre document passera en statut signé.
Gestion de l'archivage
Ce document pourra être archivé de trois manières différentes en fonction du cas d’usage :
Dossiers spécifiques : Si vous importez dans un dossier particulier de la contrathèque, le projet y sera directement visible.
Archivage dynamique : Basé sur un modèle ayant une règle d’archivage dynamique prédéfinie.
Archivage manuel : Si aucune règle d'archivage automatique ou aucun modèle n’est défini, vous pouvez déplacer manuellement le projet dans le dossier ou sous-dossier de votre choix.
Fichiers joints & informations complémentaires :
Enrichissez vos projets en ajoutant :
Fichiers complémentaires.
Participants.
Rappels et tâches associés.
Votre projet est complet ? Vous pouvez passer au suivant ou retournez sur votre contrathèque :
3️⃣ Suivez vos projets signés
Projets à compléter
Les projets signés sont immédiatement disponibles dans la contrathèque, même si certaines informations manquent.
Les projets, s'ils sont signés et non terminé, seront détectés comme à compléter, grâce à une pastille s'ils contiennent :
Champs obligatoires manquants.
Modèle manquant.
Champs obligatoire trouvé par Oro IA en attente de validation
Une pastille rouge informative indique le nombre de projets à compléter (cela concernera par défaut les projets dans lesquels vous êtes participant).
Vous pourrez ensuite appliquer certains filtres (cocontractant, créateur, date, etc.) pour mieux organiser votre travail.
Projets sans emplacement
Les projets sans règle d’archivage ou modèle seront temporairement placés dans un dossier nommé “Projets sans emplacement”.
Ces projets restent accessibles uniquement aux participants ou aux administrateurs.
Le dossier est mis à jour automatiquement dès qu’une règle d’archivage est appliquée.
Si un document signé est glissé déposé à la racine de la contrathèque il se retrouvera directement dans le dossier : Projet sans emplacement.
