L'automatisation de vos modèles de document vous permet d'aller toujours plus loin dans la gestion de vos documents ; elle vous permet notamment de paramétrer des participants par défaut depuis votre modèle.

En ajoutant des participants par défaut depuis votre modèle, ces derniers seront automatiquement ajoutés pour tous les nouveaux projets créés depuis ce modèle.

Plus besoin de les ajouter manuellement une fois le projet créé.

Mais évidemment, vous pouvez toujours ajouter/supprimer/gérer les participants à un projet depuis ce projet même.

👉 Pour savoir comment faire, c'est par ici : Ajouter des participants.

Ouvrez un de vos modèles.

Dans l'interface du modèle, rendez vous dans l'onglet "Participants" à droite de l'écran.

Dans la partie intitulée "Participants", cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un participant" :

Sélectionnez ici des groupes ou des membres parmi les propositions.

Vous pouvez dérouler la liste ou bien chercher directement les noms depuis la barre de recherche.

Une fois sélectionné(s), les groupes/membres ajoutés apparaissent au dessus du bouton 'Ajouter un participant' comme ci-dessous :

Vous pouvez choisir autant de groupes/membres que vous le voulez et à tout moment ajouter des nouveaux membres/groupes en faisant la manipulation décrite ci-dessus.

Pour supprimer des membres/groupes des participants par défaut, il vous suffit de cliquer sur les options d'un participant ou d'un groupe (avec les «...» à droit de son nom), et de cliquer sur "Retirer le membre/Retirer le groupe".

Vous pouvoir choisir de n'ajouter des participants dans les nouveaux projets que selon certaines conditions (périmètre géographique, département concerné dans votre organisation, etc.).

À côté de chacun des participants, vous retrouverez la mention "Ajouter une condition".

En cliquant dessus, vous accédez aux conditions.

Vous pouvez sélectionner une condition déjà créée, ou bien créer une nouvelle condition.

Une fois la condition ajoutée à un participant, vous pouvez à tout moment la supprimer, la remplacer ou la modifier.

Lors de la création d'un projet depuis ce modèle, il sera demandé que les champs utilisés dans le déclenchement des conditions soit renseigné afin de paramétrer l'ajout des participants

A chaque nouveau projet, seront automatiquement ajoutés comme participants les membres/groupes que vous avez ajoutés depuis votre modèle.
Un gain de temps notable !