Pour plus de contrôle et d'organisation au sein de votre entreprise sur les projets créés, Tomorro vous permet de mettre en place des automatisations en quelques clics.
Notamment, vous avez la possibilité de paramétrer un "responsable"/"superviseur" par défaut, automatique pour un modèle.
🧐 Qu'est-ce que cela implique ?
Tomorro vous permet de donner de l'autonomie à vos équipes : grâce aux accès que vous leur ouvrez à la plateforme, mais aussi aux modèles que vous mettez en place, vous permettez à vos collaborateurs de créer des projets et contrats en quelques secondes.
Mais lorsque l'on parle de contrats et de documents importants, autonomie nécessite de garder un oeil sur ce qui se passe dans Tomorro.
Garder le contrôle est possible grâce à différentes fonctionnalités, dont la mise en place de procédures d'approbation par exemple.
Mais également grâce à la faculté de définir un responsable, un superviseur par défaut, automatique. Et cela, pour tous les documents créés depuis un modèle.
Cela veut dire que dès qu'un utilisateur, quelque soit son rôle, créé un nouveau projet en utilisant un certain modèle, la personne définie comme responsable/superviseur par défaut :
sera notifiée par email de la création du projet
sera automatiquement ajoutée en tant que participant au projet : cela signifie donc recevoir les notifications des activités sur le projet (réception d'une version, signature complétée ou message envoyé par exemple).
⚙️ Comment définir un responsable par défaut ?
Ajouter un responsable de projet
Pour mettre cela en place, rendez-vous dans l'onglet "Modèles" du menu de gauche. Cliquez ensuite sur le modèle pour lequel vous voulez mettre en place un responsable par défaut.
1- Sur la droite de l'interface du modèle, cliquez sur l'onglet "Participants".
2- Dans la section "Responsable de projet", cliquez sur "Ajouter un responsable".
3- Une fois la personne désignée, elle apparaitra à cet endroit là :
Modifier ou supprimer un responsable de projet
Pour modifier le responsable de projet par défaut, supprimez tout d'abord le responsable actuel (en cliquant sur la poubelle à droite du nom de la personne quand vous passez la souris dessus).
Ensuite, recliquez sur "Ajouter un responsable" et répétez l'opération.
Pour supprimer la personne que vous avez choisi comme responsable, passez simplement la souris sur le prénom et cliquez sur la poubelle qui apparait sur la droite.
👤 Qui peut être désigné comme Responsable/Superviseur par défaut ?
Comme pour les approbateurs, seuls les utilisateurs titulaires d'une licence "Responsable" peuvent être désignés comme responsable/superviseur de tous les projets créés depuis un modèle.
💡 Si vous avez besoin de plus de licences Responsables pour ajouter notamment plus d'approbateurs, vous pouvez vous rapprocher de votre chargé de compte ou nous contacter via le chat ou à support@tomorro.com.