Pour un meilleur contrôle et une organisation optimale, Tomorro permet de configurer des automatisations en quelques clics, comme l'attribution d'un "responsable"/"superviseur" par défaut pour chaque modèle.
Ainsi, vos équipes gagnent en autonomie : elles peuvent créer projets et contrats en quelques secondes grâce aux accès et modèles que vous mettez en place.
Cependant, pour des documents sensibles, garder un œil reste essentiel. Tomorro facilite cela via des approbations ou la désignation automatique d’un responsable pour tous les documents issus d’un modèle.
À chaque création de projet via un modèle :
Le responsable par défaut est notifié par email.
Il est automatiquement ajouté au projet et reçoit toutes les notifications liées (versions, signatures, messages, etc.).
Comment définir un responsable par défaut ?
Ajouter un responsable de projet
Pour mettre cela en place, rendez-vous dans l'onglet "Modèles" du menu de gauche. Cliquez ensuite sur le modèle pour lequel vous voulez mettre en place un responsable par défaut.
Sur la droite de l'interface du modèle, cliquez sur l'onglet "Participants".
Dans la section "Responsable de projet", cliquez sur "Ajouter un responsable".
Une fois la personne désignée, elle apparaitra à cet endroit-là :
Modifier ou supprimer un responsable de projet
Pour modifier le responsable de projet par défaut, supprimez tout d'abord le responsable actuel (en cliquant sur la poubelle à droite du nom de la personne quand vous passez la souris dessus).
Ensuite, cliquez sur "Ajouter un responsable" et répétez l'opération.
Pour supprimer la personne que vous avez choisie comme responsable, passez simplement la souris sur le prénom et cliquez sur la poubelle qui apparait sur la droite.
Qui peut être désigné comme responsable/superviseur par défaut ?
Comme pour les approbateurs, seuls les utilisateurs titulaires d'une licence "Responsable" peuvent être désignés comme responsable/superviseur de tous les projets créés depuis un modèle.
Si vous avez besoin de plus de licences Responsables pour ajouter notamment plus d'approbateurs, vous pouvez vous rapprocher de votre chargé de compte.