👉 Pour savoir quels sont les types d'approbations qui existent, vous pouvez consulter cet article : Quels sont les types d'approbations qui existent ?
Plusieurs scénarios d'approbations peuvent être mis en place depuis vos modèles et vous pouvez toujours définir plusieurs approbateurs, avant envoi et/ou avant signature. Tomorro va encore plus loin et vous permet de choisir l'ordre dans lequel ces approbateurs doivent approuver les documents.
Vous avez des process internes, avec lesquels le responsable commercial doit approuver en premier, puis le responsable finance et c'est le responsable juridique qui doit valider en dernier ? Bonne nouvelle ! Vous allez pouvoir répliquer cela dans Tomorro.
Comment mettre en place une approbation avec un ordre ?
Voici les quelques étapes à suivre - ce sont les mêmes peu importe que ce soit pour une approbation avant premier envoi ou avant signature.
1️⃣ Cliquez sur "Aucune procédure d'approbation" comme ci-dessous :
2️⃣ Sélectionner l'option "L'un après l'autre" - tous les approbateurs que vous allez ajouter devront approuver, mais dans l'ordre que vous allez pouvoir définir.
3️⃣ Pour ajouter un premier approbateur, cliquez sur "Ajouter un approbateur" comme ci-dessous :
Répétez la manipulation pour ajouter autant d'approbateur que souhaité.
Comment choisir l'ordre d'approbation ?
Une fois les différents approbateurs ajoutés, vous verrez des flèches à gauche des noms des approbateurs. Elles permettent de faire remonter/redescendre les approbateurs pour définir leur ordre.
La flèche vers le haut fait remonter l'approbateur un cran au-dessus, et inversement, s la flèche vers le bas fait remonter l'approbateur vers le bas.
L'ordre final des approbateurs sera alors celui dans lequel les approbateurs apparaissent.
🤔 Comment ça se passe une fois un projet créé ?
L'ordre apparait dans l'encadré de suivi de la procédure d'approbation en cours.
Dans l'exemple ci-dessous, on voit que Kim doit approuver après Thibaut, elle sera donc notifiée une fois que Thibaut aura donné son approbation.
❌ Et si l'approbateur n°1 rejette l'approbation ?
Si le premier approbateur ou un approbateur antérieur à un autre rejette l'approbation, les autres ne devront pas approuver, ils ne seront pas notifiés tant que la procédure n'est pas relancée.
A votre tour ! Les possibilités sont infinies 🤩
*Vous pouvez définir un ordre d'approbation pour une approbation avant envoi et ne pas définir d'ordre pour une approbation avant signature.
*Vous pouvez mixer approbations simples et/ou conditionnelles à un ordre d'approbation.
Par exemple :
Un approbateur A approuve en position n°1, si le contrat est d'une durée de 12 mois ou plus.
Un approbateur B approuve en position n°2 peu importe la durée du contrat.
Situation 1 : Le contrat a une durée de 18 mois.
L'approbateur A devra approuver en n°1 puis l'approbateur B en n°2.
Situation 2 : Le contrat a une durée de 6 mois.
Seul l'approbateur B devra approuver.