Pour plus de contrôle au sein de votre entreprise sur les documents envoyés et signés, Tomorro vous permet de mettre en place des procédures en quelques clics, en créant des conditions d'approbation aux différentes étapes du cycle de négociation.
Vous laissez de l'autonomie à vos collaborateurs pour créer leurs documents tout en gardant un œil sur ce qui est envoyé/signé, rien de plus simple.
Tomorro vous permet de créer deux types de procédures d'approbation :
avant le premier envoi du document à la contrepartie, et/ou
avant la signature du document.
Les procédures se mettent en place par modèle, vous pouvez donc gérer chaque modèle de manière autonome.
Approbation avant premier envoi vs Approbation avant signature
Quelle est la différence ?
Ce sont deux procédures d'approbation que vous pouvez mettre en place, à différents moments de la vie de votre négociation.
Avant premier envoi
La procédure d'approbation se déclenche lorsque l'utilisateur veut envoyer le document via Tomorro au cocontractant, pour la première fois.
Avant signature
La procédure d'approbation se déclenche lorsque l'utilisateur veut lancer la signature du document via Tomorro.
Comment mettre en place une procédure d'approbation ?
1. Pour commencer, rendez-vous dans le modèle pour lequel vous voulez mettre une procédure d'approbation en place, en cliquant sur "Modèles", dans le menu principal de gauche.
2. Ensuite, ouvrez le bon modèle.
3. En haut de la page, se trouve la section "Procédures d'approbation".
A chaque type de procédure - avant premier envoi ou avant signature - correspond une sous-section.
Comment ajouter des approbateurs ?
Tout d'abord, pour ajouter une procédure d'approbation, cliquez sur "Aucune procédure d'approbation".
Puis choisissez l'option qui vous convient dans le menu déroulant :
"Tous doivent approuver" : les approbateurs interviennent sans ordre particulier ;
"L'un après l'autre" : les approbateurs interviennent dans l'ordre défini dans le workflow.
"Premier à approuver" : plusieurs approbateurs sont choisis, le premier à approuver débloque l'envoi du document
Ensuite, cliquez sur "Ajouter un approbateur".
Répétez l'opération si vous avez besoin de plusieurs approbateurs.
Vous pouvez ajouter autant d'approbateurs que vous le souhaitez. Chaque étape d'approbation se gère indépendamment de l'autre.
Par exemple :
Si vous souhaitez changer l'ordre d'approbation :
Vérifiez que vous utilisez l'option de workflow "L'un après l'autre" ;
Utilisez les flèches montantes et descendantes à côté des membres.
Découvrez ici comment créer une procédure d'approbation simple ou conditionnelle.
Qui peut être approbateur ?
Tous les utilisateurs de votre organisation ne peuvent pas être désignés comme approbateurs ; seul un utilisateur avec une licence Administrateur ou une licence Manager peut être approbateur.
Si vous avez besoin de plus de licences Administrateur ou Manager pour ajouter notamment plus d'approbateurs, vous pouvez vous rapprocher de votre chargé de compte.
Supprimer un approbateur ou une étape d'approbation
Supprimer un approbateur
Pour supprimer l'un des approbateurs désignés, c'est très simple. Il vous suffit de cliquer sur les "..." à côté du nom de cet approbateur et de cliquer sur supprimer.
Supprimer une étape d'approbation
Pour supprimer une étape d'approbation dans sa globalité, cliquez sur le menu déroulant à côté de l'étape d'approbation, puis choisissez "Aucune procédure d'approbation".
