Des modèles pour quoi faire ?
Les modèles sont le socle de votre utilisation de Tomorro. Des modèles bien paramétrés, c'est l'assurance d'un fonctionnement optimal et d'un gain notable en efficacité pour vous et vos équipes.
Les modèles sont les types/les catégories de documents & contrats que vous allez archiver, générer, signer et suivre dans Tomorro.
Ainsi, vous pourriez avoir deux types de modèles :
ceux pour lesquels vous avez vos propres modèles selon votre coeur de métier : contrats de travail, NDA, contrats clients, contrats de partenariat, SLA etc ...
ceux pour lesquels vous n'avez pas de modèle, mais qui sont des typologies de documents/contrats que vous voulez quand même gérer et archiver dans Tomorro : contrats fournisseurs par exemple, pour lesquels c'est souvent le modèle du fournisseur mais qu'il est primordial de pouvoir archiver et suivre dans Tomorro pour avoir des rappels lors de renouvellements tacites par exemple.
Comment faire ?
Pour commencer, cliquez sur "Modèles" depuis le menu de gauche comme indiqué sur l'image ci-dessous :
Cliquez ensuite sur "Nouveau modèle" en haut à droite de la page pour créer un nouveau modèle.
Les options
Vous voici dans l'interface modèle et ici plusieurs possibilités selon ce que vous souhaitez faire :
Commencer depuis votre propre modèle (au format .docx) pour ensuite le paramétrer dans Tomorro
Commencer sans document pour :
Gérer les contrats pour lesquels vous n'avez pas de document
Créer un modèle en commençant depuis une page blanche dans Tomorro
Utiliser un modèle communautaire gratuit
Cliquez sur l'une ou l'autre des options pour savoir comment les mettre en place très facilement.
Publier le modèle
Quelle que soit l'option choisie et une fois que vous avez paramétré votre modèle, pour qu'il soit utilisable par vous ou des membres de votre organisation pour créer des projets, il est nécessaire de cliquer sur "Publier le modèle", en haut à droite de la page :
Les modifications sont automatiquement enregistrées.
Si vous avez quitté la page et oublié de publier votre modèle ou alors ne souhaitez pas publier tout de suite votre modèle, celui-ci se trouve dans les brouillons :
Notez que les modèles qui ont le statut de brouillon ne sont pas utilisables pour un projet. Seuls les modèles publiés peuvent être utilisés par vous et tous les membres de votre organisation lors de la création d'un nouveau projet.
Pour aller plus loin dans la gestion du modèle
Consultez les articles correspondants pour optimiser le paramétrage de votre modèle et avoir une longueur d'avance dans la gestion et l'automatisation de vos documents.
Les procédures & workflows
Pour chacun de vos modèles, vous avez la possibilité de définir des règles d'approbation.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche explicative.
Détails
Gérez l'archivage automatique de votre document mais aussi la structure et les informations de la fiche de synthèse de chacun des documents issus de ce modèle.
Participants
Choisissez un responsable par défaut ou encore les droits de vos collaborateurs sur le document.
Droits d'utilisation
Gérer qui pourra utiliser ou non ce modèle.
Droits d'édition
Décidez si les collaborateurs pourront éditer et faire des suggestions sur le document lors de la gestion d'un projet.