Vous avez un contrat à signer avec DocuSign mais il n'a pas été rédigé depuis l'un de vos modèles ou alors il a été négocié en dehors de Tomorro par exemple et est prêt à être signé ?
Tomorro vous permet aussi de démarrer la signature DocuSign depuis un document externe (un PDF ou un document Word au format docx).
Quels sont les avantages de lancer la signature DocuSign directement depuis Tomorro ?
Suivi simple et efficace : suivez l'avancement de la signature directement depuis Tomorro.
Gain de temps : Plus besoin de lancer la signature dans DocuSign puis de faire l'action manuelle de ranger le contrat dans Tomorro, une fois qu'il est signé : le contrat sera automatiquement rangé dans votre contrathèque.
Sécurité et précision : Tomorro récupère le PDF du contrat signé, l'ajoute dans votre projet et vous remonte également la date de signature pour l'intégrer à la fiche de synthèse de votre contrat.
💡 Les étapes décrites ci-dessous expliquent comment signer avec DocuSign - et dans Tomorro directement - un document externe, qui ne serait donc pas l'un de vos modèles ou qui n'aurait pas été négocié via Tomorro.
Pour savoir comment signer un document généré depuis Tomorro avec DocuSign, on vous explique tout ici 👉 Signer un contrat généré via Tomorro avec DocuSign |
Comment faire pour lancer la signature ?
Créer un projet
1. Depuis votre accueil, cliquez sur "+ Nouveau projet" en haut à gauche.
Choisissez l'option "Commencer une négociation".
2. Sélectionnez le type de contrat ou de document que vous souhaitez signer, parmi la liste disponible pour votre organisation.
Pourquoi sélectionner un type de projet ?
A chaque type de projet correspond une configuration spécifique (des workflows d'approbation, des automatisations...) prédéfinie par vos administrateurs.
3. Sélectionnez l'option "Utiliser un document externe" :
4. Indiquez ensuite les informations du document :
Le nom de votre cocontractant,
Le nom du projet sera le nom du contrat dans Tomorro - il est automatiquement généré mais vous pouvez bien sur le modifier en cliquant dans le champ,
Si certains champs sont à remplir, remplissez les (optionnel, selon la pré configuration qui a été faite).
5. Ajoutez le fichier que vous souhaitez passer en signature avec DocuSign.
💡 Le fichier peut être un PDF ou un document Word au format .docx.
⚠️ Si vous choisissez un fichier .docx, vous aurez deux possibilités :
Ne pas importer le document dans l'éditeur Tomorro : le document n'a pas besoin d'être modifié, il est prêt à être envoyé en signature. Pour cela, ne pas cocher la case "Importer dans l'éditeur Tomorro".
Importer le document dans l'éditeur Tomorro : vous pourrez alors l'éditer avant de lancer la signature via DocuSign. Pour cela, cochez la case "Importer dans l'éditeur Tomorro".
6. Validez la création en cliquant sur "Créer le projet".
Lancer la signature
Une fois le projet créé, vous arrivez dans l'espace projet Tomorro.
Pour engager le process de signature, cliquez sur "Envoyer ou signer" en haut de la page :
Ensuite, sélectionnez l'option "Passer en signature" puis "Signer avec Docusign".
👀 Si vous n'avez pas encore connecté votre compte DocuSign à Tomorro, voilà comment faire : Installer l'intégration DocuSign.
Indiquez ensuite le(s) signataire(s) :
Pour votre organisation : choisissez parmi la liste des membres de Tomorro qui vous est proposée ;
Pour votre cocontractant : indiquez la/les adresse(s) emails des signataires de l'autre partie. Pour valider l'ajout, appuyez sur Entrer.
Vous pouvez bien sur n'indiquer de signataire(s) que pour votre organisation ou inversement que pour votre cocontractant selon vos besoins. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs signataires.
Enfin, choisissez le fichier à signer en cliquant sur "Sélectionner un fichier" : vous avez ici la possibilité de sélectionner le document que vous avez chargé lors de la création du projet, ou bien d'en importer un autre.
Vous pouvez aussi ajouter des fichiers dans l'enveloppe de signature Docusign.
Allez plus loin : Comment ajouter des pièces jointes dans l'enveloppe de signature.
Enfin, validez et lancez la signature en cliquant "Envoyer pour signature" en bas à droite ✅
Gérer les zones de signatures dans DocuSign
Une fois que vous avez cliqué sur "Envoyer pour signature", Tomorro créé l'enveloppe de signature et vous redirige dans DocuSign. Vous pouvez alors ajouter les zones de signatures et/ou autres tags/informations selon votre besoin directement sur l'interface DocuSign.
Une fois terminé, vous pouvez valider l'envoi de l'enveloppe de signature ; vous êtes alors re-redirigé dans Tomorro pour suivre la progression de la signature.
La progression des signatures est mise à jour automatiquement dans Tomorro, pour vous permettre un suivi efficace, dans un unique endroit.
Annuler le process de signature
Vous avez lancé le process de signature avec DocuSign et vous avez besoin de l'annuler?
Depuis le projet, cliquez sur "Actions" en haut à droite et sur "Annuler le process de signature".
Ajoutez éventuellement une note à destination des signataires et validez l'annulation.
Vous pourrez relancer le process de signature (cf les étapes décrites au-dessus) à tout moment.
Mon contrat signé
Une fois que votre contrat/document a été signé, que l'enveloppe de signature DocuSign est complétée, vous retrouvez dans votre espace contrat :
Le contrat signé, au format PDF
dans la section "Fichiers" à gauche de l'écran : le document original et le document signé en PDF sont ajoutés.
La date de signature est automatiquement enregistrée dans la fiche de synthèse de votre contrat, dans la partie gauche de votre espace contrat.
Vous pouvez alors suivre les informations majeures de votre document, grâce aux champs de la fiche de synthèse.
Et ne manquez aucune échéance pour ce contrat/document, grâce aux rappels Tomorro.
Voilà comment gérer les rappels : Les rappels.