La fiche de synthèse de vos projets vous permet de renseigner et suivre toutes les informations importantes. Mais plus encore, elle vous permet de complètement libérer votre esprit du suivi des nombreuses reconductions et période de préavis !

Dans cet article, nous allons voir :

Dans Tomorro, la reconduction se base sur 4 champs personnalisés particuliers : La date de fin initiale, le type de reconduction, la durée de reconduction, et la prochaine date de reconduction.

La date de fin initiale vous permet de renseigner la première échéance de votre projet, la fin de la toute première période contractualisée.

Le champ type de reconduction vous permet simplement de renseigner s'il s'agit d'un contrat qui se renouvelle ou non. Deux valeurs sont possibles : Aucune, et Tacite.

"Aucune" signifie qu'aucune reconduction n'est stipulée. Dans le cas d'un contrat à durée déterminé, ce contrat se terminera tout simplement à sa date de fin initiale prévue.

"Tacite" signifie qu'une reconduction tacite est stipulée. Une fois le contrat arrivé à sa date de fin initiale, ou bien à la fin d'une des périodes de reconduction, il sera renouvelé tacitement, sauf action contraire, pour une certaine période.

Il est important de savoir qu'un contrat se reconduit tacitement, mais encore faut-il en connaître la durée. C'est précisément l'objet de ce champ personnalisé.

Une fois le contrat arrivé à sa date de fin initiale, il sera automatiquement reconduit pour une durée égale à la valeur de ce champ.

Une fois les informations précédentes méticuleusement remplies, ce champ spécial "Prochaine date de reconduction" peut-être utilisé. Il est calculé automatiquement en fonction de la date actuelle et des éléments du contrats, vous ne pouvez pas en altérer manuellement sa valeur.

Dans l'exemple précédent d'un contrat se terminant initialement au 31 décembre, avec reconduction tacite et une durée de reconduction de 3 mois :

Ces différents champs sont précieux, car ils permettent de s'assurer du bon suivi des contrats grâce à l'utilisation des conditions ou bien des rappels intelligents.

Les champs "Type de reconduction" et "Durée de reconduction" sont des candidats parfaits pour créer un modèle de contrat efficace et dynamique.

Selon qu'un projet ait un renouvellement tacite ou non, vous pourriez vouloir l'afficher dynamiquement dans votre éditeur Tomorro, ajouter une clause plus ou moins protectrice via un paragraphe à affichage conditionnel, le ranger automatiquement dans un dossier différent au sein de votre contrathèque, ou encore passer par une approbation particulièrement avant toute demande de signature.

Vous pourrez ensuite créer un paragraphe récapitulant les informations de reconduction du contrat si et seulement s'il possède une reconduction tacite, en rappelant notamment la durée de reconduction.

Comme nous allons le voir, les rappels sont ensuite une utilisation très puissante des champs de reconduction.

Vous pourriez notamment créer un rappel pour être notifié 1 mois avant chaque date de reconduction. Dans l'exemple précédent d'un contrat se terminant initialement au 31 décembre, avec reconduction tacite et une durée de reconduction de 3 mois, vous auriez ainsi un premier rappel au 30 novembre, 1 mois avant la date de fin initiale, puis un rappel le 28 février, 1 mois avant la date de reconduction suivante.

Sur Tomorro, tous les projets ont par défaut un rappel, qu'ils soient créés depuis un modèle, sans modèle, ou même importés.

Il est paramétré de telle sorte que vous ne soyez jamais pris au dépourvu, tant que les informations sont bien remplies sur chaque projet ! Il se déclenche automatiquement un mois avant la date de fin ou, le cas échéant de reconduction. De plus, si le projet comporte une période de préavis, le rappel s'adapte et se déclenchera cette fois 1 mois avant le début de cette période de préavis.

🤫 Ce premier champ "Date de fin initiale ou de renouvellement" est surnommé le "Champ magique".

Toujours selon l'exemple d'un contrat se terminant initialement au 31 décembre, avec reconduction tacite et une durée de reconduction de 3 mois :

Si les informations de reconduction sont bien remplies, vous recevrez automatiquement un rappel à chaque échéance de reconduction, d'abord au 30 novembre, puis au 28 février, au 31 mai, et ainsi de suite.