Depuis la nouvelle vue filtrée “À traiter”, vous pouvez désormais importer plusieurs documents (PDF) à la fois, en un clic. Vous pouvez ensuite revenir plus tard dans cette vue pour traiter les documents : sélectionner un modèle associé, définir le cocontractant et compléter la fiche de synthèse.
On vous les explique tout ci-dessous 👇
🤔 Comment utiliser cette fonctionnalité ?
Voici les étapes à suivre pour importer vos documents :
1️⃣ L’import est possible depuis la vue “À traiter”, créée automatiquement par Tomorro, dans le menu déroulant “Vues filtrées”, à droite de votre écran d’accueil.
2️⃣ Vous avez 2 options pour importer des documents :
Lorsque vous recevez des contrats signés par e-mail, vous pouvez les transférer directement à l’adresse mail personnalisée que vous retrouvez sur votre profil.
Cliquer sur le bouton “Importer des documents” et télécharger directement vos documents.
3️⃣ Vos documents sont désormais stockés dans la vue “À traiter”, en attente d’être traités (sélectionner un modèle associé, définir le cocontractant et compléter la fiche de synthèse).
4️⃣ Cliquez sur les documents un par un pour les compléter.
⭐️ PRÉREQUIS : afin de compléter les projets, il faut avoir créé vos types de contrats, autrement dit vos modèles de contrats (sans qu'il soit obligatoire d'y ajouter un document dedans) |
Vous devez ici compléter les champs obligatoires : modèle, langue du document, cocontractant, nom du projet, ainsi que tous les champs obligatoires liés au modèle sélectionné.
5️⃣ Cliquez sur “Créer le projet” en haut à droite de la page, pour créer le projet dans la plateforme. Vous pouvez ensuite traiter le document suivant.
💡 Le document sera enregistré dans la contrathèque, dans le dossier ou sous-dossier prédéfini par les règles d’archivage automatiques et dynamiques paramétrées depuis le modèle choisi.
6️⃣ Pour gagner du temps, avant la création des projets, vous pouvez aussi modifier en masse les documents ayant des champs similaires.
📚 Où retrouver mes documents après avoir créé le projet ?
Une fois le projet créé, retrouvez-le dans la contrathèque, dans le dossier ou sous-dossier dans lequel il a été rangé automatiquement.
Pensez également à utiliser la fonctionnalité de recherche de Tomorro (loupe en haut à gauche).
En savoir plus :